Ein­kauf . ver­län­ger­te Werk­bank . MaWi . Logis­tik

Digi­ta­li­sie­rung des Ein­kaufs –
Das ist zum Pro­jekt­start wich­tig

amc
Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on des Ein­kaufs ist nicht auf­zu­hal­ten. Wer sich ver­schließt, rennt künf­tig hin­ter­her. Den­noch ist vor dem Start eines Digi­ta­li­sie­rungs-Pro­jek­tes vie­les zu berück­sich­ti­gen. Zen­tral sind stra­te­gi­sche Ziel­set­zung und Inte­gra­ti­on aller Sta­ke­hol­der.

Der Markt für elek­tro­ni­sche Lösun­gen im Ein­kauf ist von Anbie­ter­sei­te hart umkämpft. Nicht umsonst – ist doch die Digi­ta­li­sie­rung von Beschaf­fungs­pro­zes­sen mitt­ler­wei­le Sta­te-of-the-Art im moder­nen, effi­zi­en­ten Ein­kauf. Für Unter­neh­men heißt das: Wer auf den Zug noch nicht auf­ge­sprun­gen ist, wird ins Zukunft deut­lich grö­ße­re Inves­ti­tio­nen auf­brin­gen müs­sen, um nach­fol­gen zu kön­nen. Doch zumin­dest die Anfän­ge sind in den aller­meis­ten Fir­men gemacht. Elek­tro­ni­sche Lösun­gen sind in die Ein­kaufs­ab­tei­lun­gen ein­ge­zo­gen und wer­den gelebt, unab­hän­gig von der Grö­ße des Unter­neh­mens. Mit­tel­stän­di­sche Unter­neh­men sind dabei genau­so gut auf­ge­stellt wie Kon­zer­ne. Rei­ne Beschaf­fungs­ak­ti­vi­tä­ten, also der ope­ra­ti­ve Ein­kauf, wer­den mehr denn je elek­tro­nisch unter­stützt. Den­noch sind die Mög­lich­kei­ten noch lan­ge nicht aus­ge­schöpft.

Zen­tra­ler Bestand­teil der Ein­kaufs­stra­te­gie

Unter dem Begriff Ein­kauf 4.0 gibt es vie­le wei­te­re Lösungs­kon­zep­te, die den Ein­kauf auf die Zukunft vor­be­rei­ten. Die­ser Wan­del benö­tigt eine umfas­sen­de Ziel­set­zung und Stra­te­gie. Neben einer moder­nen IT sind pas­sen­de Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tu­ren, neue For­men der Kol­la­bo­ra­ti­on und eine Anpas­sung der Mit­ar­bei­ter­qua­li­fi­zie­rung not­wen­dig.

In den meis­ten Orga­ni­sa­tio­nen gehö­ren elek­tro­ni­sche Kata­lo­ge zur Beschaf­fung gering­wer­ti­ger und häu­fig wie­der­keh­ren­der Bedar­fe zum Stan­dard­re­per­toire. Der Ein­kauf stellt dadurch sicher, dass er sich den wert­schöp­fen­den Tätig­kei­ten mit stra­te­gi­schem Cha­rak­ter wid­men kann. Doch auch im stra­te­gi­schen Ein­kaufs­um­feld ent­wi­ckelt sich die Digi­ta­li­sie­rung zu einem immer bedeut­sa­me­ren Wett­be­werbs­fak­tor, der die Wert­schöp­fungs­ket­te des Unter­neh­mens maß­geb­lich posi­tiv beein­flusst. Die­sen kla­ren Vor­teil haben vie­le Unter­neh­men erkannt und ver­ab­schie­den kon­kre­te Zie­le im Rah­men der mit­tel- bis lang­fris­ti­gen Ein­kaufs­stra­te­gie. Die For­mu­lie­rung kon­kre­ter Rah­men­be­din­gun­gen für die digi­ta­le Zukunft wird damit zu einem fes­ten Bestand­teil der Aus­rich­tung.

Um nach der Ein­füh­rung einen maxi­ma­ler Nut­zungs­grad zu gewähr­leis­ten, soll­ten Sie vor Pro­jekt­start fol­gen­de Fra­gen im wech­sel­sei­ti­gen Aus­tausch bewer­ten:

  • Wel­che Ein­kaufs­be­rei­che wer­den betrof­fen sein?
  • Wel­cher zeit­li­che Rah­men und wel­che Res­sour­cen ste­hen zur Ver­fü­gung?
  • Wel­chen Grad der Digi­ta­li­sie­rung stre­ben wir bei wel­chen Abläu­fen und Pro­zes­sen an?
  • Wie vie­le Ver­än­de­run­gen ver­tra­gen der Ein­kauf, die Fach­sei­ten, die Lie­fe­ran­ten und das Unter­neh­men?

Wich­tig im Rah­men der Ziel­set­zung ist zudem die enge Abstim­mung mit den Zie­len der IT, da eine elek­tro­ni­sche Lösung im Ein­kauf durch die tech­ni­schen Spe­zia­lis­ten Inhouse eng beglei­tet wer­den muss.

Umfas­sen­de Funk­tio­na­li­tä­ten

Der Markt für elek­tro­ni­sche Lösun­gen unter­stützt mitt­ler­wei­le nahe­zu alle ope­ra­ti­ven, tak­ti­schen und stra­te­gi­schen Ein­kaufs­pro­zes­se. Ange­fan­gen bei den Kata­log­lö­sun­gen mit dem zusätz­li­chen Nut­zen ver­schie­de­ner Markt­platz­funk­tio­na­li­tä­ten bis zu umfas­sen­den Sourcing Modu­len lässt sich der Nut­zen einer eLö­sung rela­tiv ein­fach erken­nen. Die Kom­ple­xi­tät nimmt zu, sobald Anfor­de­run­gen im Bereich des stra­te­gi­schen Ein­kaufs hin­zu­kom­men. Hier fin­det man häu­fig Hybrid­sze­na­ri­en, da Spend-Ana­ly­sen, Risi­ko­ma­nage­ment und umfas­sen­de The­men rund um die Lie­fe­ran­ten­ent­wick­lung nicht von allen Sys­te­men glei­cher­ma­ßen abge­deckt wer­den kön­nen. Die Anbie­ter grei­fen dann auf das Know­how jewei­li­ger Spe­zia­lis­ten zu, die in die Kom­plett­lö­sung ein­ge­bet­tet wer­den.

Apps erleich­tern Nut­zung

Ein zusätz­li­cher Nut­zen ent­stand in den ver­gan­ge­nen Jah­ren durch die fle­xi­blen Mög­lich­kei­ten von mobi­len Apps. Die Bedarfs­trä­ger beschaf­fen direkt an ihrem Arbeits­platz über ein Smart­pho­ne oder Tablett die not­wen­di­gen Arti­kel bzw. Dienst­leis­tun­gen, ohne dass ein kom­pli­zier­ter Absprung in ein ERP-Sys­tem not­wen­dig wäre. So wird dem Griff zum Tele­fon mit direk­ter Ver­bin­dung zum Lie­fe­ran­ten zusätz­lich ent­ge­gen­ge­wirkt (Stich­wort „Mave­rick Buy­ing“), was wie­der­um die Arbeit des Ein­kaufs erleich­tert und die Bestell­quo­te stei­gert. Die dadurch gewon­ne­ne Trans­pa­renz kann ein­kaufs­sei­tig genutzt wer­den, um sich in den ent­spre­chen­den Ver­hand­lun­gen mit den Lie­fe­ran­ten rich­tig zu posi­tio­nie­ren.

Ziel „Zero Touch“

Die voll­stän­di­ge und intel­li­gen­te Ver­net­zung der Pro­duk­ti­ons- und Wert­schöp­fungs­ket­te ist eine der ele­men­ta­ren Zie­le von Indus­trie 4.0. Die Auf­ga­be des Ein­kaufs in die­sem umfas­sen­den Trans­for­ma­ti­ons- und Digi­ta­li­sie­rungs­pro­zess lau­tet: Er muss dafür sor­gen, dass alle Lie­fe­ran­ten dem Trend fol­gen und sich für eine umfas­sen­de Ver­net­zung – und die damit zusam­men­hän­gen­den Inves­ti­tio­nen – moti­vie­ren las­sen. Dies kann bis­wei­len zu einer Ver­än­de­rung der Lie­fe­ran­ten­struk­tur füh­ren, sperrt sich ein Zulie­fe­rer gegen die elek­tro­ni­sche Lösung des Kun­den. „Zero Touch“ ist ein wei­te­res, wich­ti­ges Ziel im Rah­men der Lie­fe­ran­ten­ent­wick­lung – sprich die lücken­lo­se, auto­ma­ti­sier­te Über­tra­gung von Bele­gen inner­halb des eige­nen Sys­tems, wie auch zwi­schen Kun­de und Lie­fe­rant. Von der Bedarfs­an­for­de­rung, über die Bestel­lung, dem Waren­ein­gang und der Rech­nungs­be­ar­bei­tung wird alles voll­kom­men elek­tro­nisch abge­wi­ckelt und nur noch bei Abwei­chun­gen manu­ell ein­ge­grif­fen. Dies erfor­dert kun­den- und lie­fe­ran­ten­sei­ti­ge Dis­zi­plin, schafft letzt­lich aber einen unge­heu­ren Mehr­wert.

Sta­ke­hol­der-Manage­ment zen­tral

Die digi­ta­le Trans­for­ma­ti­on erfor­dert eine umfas­sen­de Ver­net­zung des Ein­kaufs nicht nur nach außen, son­dern auch inner­halb des Unter­neh­mens. Alle am Pro­zess betei­lig­ten Sta­ke­hol­der müs­sen berück­sich­tigt wer­den. Hier­zu zäh­len neben den Lie­fe­ran­ten sämt­li­che cross­funk­tio­na­len Schnitt­stel­len im eige­nen Unter­neh­men. Die Ein­füh­rung oder Wei­ter­ent­wick­lung einer bestehen­den Sys­tem­land­schaft soll­te immer ein Pro­jekt­team beglei­ten, das sich fach­lich ergänzt und die Anfor­de­run­gen des Ein­kaufs und der IT klar her­aus­stel­len kann. Die über­grei­fen­de Betei­li­gung ver­schie­de­ner inter­ner Sta­ke­hol­der wie zum Bei­spiel Qua­li­täts- oder Pro­zess­ma­nage­ment, Rechts­ab­tei­lung, Revi­si­on, Con­trol­ling ist eben­so rat­sam, wie die Unter­stüt­zung des Pro­jek­tes durch einen exter­nen Bera­ter, des­sen Sys­tem­an­bie­ter­neu­tra­li­tät und Unab­hän­gig­keit gewähr­leis­tet sein soll­te.

Ein­kauf 4.0. als Busi­ness-Case

Die kom­mer­zi­el­len Ange­bo­te der Sys­tem­an­bie­ter bil­den die Grund­la­ge für Ihren Busi­ness Case, der als Ent­schei­dungs­grund­la­ge Kos­ten und Nut­zen der ver­schie­de­nen Lösun­gen gegen­über­stellt. Basis der Ange­bo­te ist immer ein detail­lier­tes Fach­kon­zept, das die ver­schie­de­nen Abläu­fe der zu unter­stüt­zen­den Ein­kaufs­pro­zes­se beschreibt.

Der Nut­zen im ope­ra­ti­ven Ein­kauf errech­net sich über den Ver­gleich der Arbeits­zei­ten inner­halb des Beschaf­fungs­pro­zes­ses. Dabei wird der Sta­tus quo der neu­en, ange­streb­ten tech­ni­schen Lösun­gen gegen­über­ge­stellt und die Zeit­er­spar­nis ent­lang der Wert­schöp­fungs­ket­te ermit­telt. Dies ist eine wei­te­re Grund­la­ge für die Pro­zess­kos­ten­be­trach­tung. Was in vie­len Fäl­len ver­säumt wird, aber für eine rea­lis­ti­sche Ein­schät­zung wich­tig ist: Ana­ly­sie­ren Sie zuvor das für eine eLö­sung taug­li­che Beschaf­fungs­vo­lu­men.

Für die stra­te­gisch-tak­ti­schen Ein­kaufs­pro­zes­se kön­nen Sie Ein­spa­run­gen rund um die effi­zi­en­te­re Abwick­lung von Aus­schrei­bun­gen und Auk­tio­nen her­an­zie­hen. An die­ser Stel­le gene­riert sich der Nut­zen nicht aus­schließ­lich durch künf­ti­ge Ein­spa­run­gen der Pro­zess­kos­ten, son­dern auch durch Redu­zie­rung von Mate­ri­al­kos­ten. Der Ein­kauf muss dazu im Vor­feld eine seriö­se Abschät­zung tref­fen.

Wei­ter­hin wird der Ein­satz durch eine deut­lich höhe­re Unter­stüt­zung in den Berei­chen Bedarfs­spe­zi­fi­ka­ti­on, Ver­trags­ver­wal­tung, Daten­qua­li­tät und Benut­zer­freund­lich­keit begrün­det, die sich nicht ohne wei­te­res mone­tär mes­sen lässt. Hier gibt es jedoch Best-Prac­tice Ansät­ze, die den Nut­zen trans­pa­rent machen.

Studiengänge für Einzelfertiger

Impulstage für Einzelfertiger

Veranstaltungen