Orga­ni­sa­ti­on . IT

ERP-Sys­te­me effi­zi­en­ter nut­zen


Ein Bericht von Roland Dam­mers, Inha­ber der CON.DA Unter­neh­mens­be­ra­tung

Der Unter­schied zwi­schen Effek­ti­vi­tät und Effi­zi­enz ist hin­läng­lich bekannt. Alle Maß­nah­men, die der Errei­chung eines Zie­les dien­lich sind, sind effek­tiv. Der Grad der Effek­ti­vi­tät hängt dabei davon ab, in wel­chem Maße das ange­streb­te Ziel erreicht wird.

Aber: nicht jede effek­ti­ve Maß­nah­me ist auch effi­zi­ent! Vor­aus­ge­setzt, dass eine Maß­nah­me zur Ziel­er­rei­chung geeig­net – also effek­tiv – ist, so wird Effi­zi­enz durch die Wirt­schaft­lich­keit der Maß­nah­me, bzw. den mög­lichst gerin­gen Ein­satz von Res­sour­cen (Ener­gie, Zeit, Kapi­tal, Mit­ar­bei­ter, Fähig­kei­ten, o.ä.) defi­niert. Alles ande­re ist Ver­schwen­dung – Muda im Sin­ne des Lean-Manage­ment.

Der Ein­satz eines ERP-Sys­tems ist eben­falls durch Effek­ti­vi­tät und Effi­zi­enz gekenn­zeich­net. Zur Errei­chung von Unter­neh­mens­zie­len ist ERP ein effek­ti­ves Werk­zeug, wobei sich die­se Zie­le nicht auf Soft­ware und IT beschrän­ken:

  • Kos­ten sen­ken, Ratio­na­li­sie­rungs­po­ten­zia­le rea­li­sie­ren;
  • Soft­ware-Land­schaft kon­so­li­die­ren („Inseln“ besei­ti­gen), Umstieg auf ein zukunfts­fä­hi­ges Sys­tem;
  • Abläu­fe ver­ein­fa­chen, Pro­zess­kos­ten sen­ken, Fle­xi­bi­li­tät und Schnel­lig­keit stei­gern;
  • Funk­ti­ons­um­fang erwei­tern, Anwen­der­freund­lich­keit ver­bes­sern;
  • Infor­ma­ti­ons-Qua­li­tät und –Ver­füg­bar­keit stei­gern.

Auch wenn es Unter­neh­men gibt, die – bewusst oder unbe­wusst – kei­ne ein­deu­ti­gen oder mess­ba­ren Zie­le für den ERP-Ein­satz defi­nie­ren, kann man ins­ge­samt – wohl­wol­lend betrach­tet – fest­stel­len, dass man durch den Ein­satz eines ERP Sys­tems effek­ti­ver wird. Die­ser Fest­stel­lung wer­den sicher­lich die aller­meis­ten Ver­ant­wort­li­chen vor­be­halt­los zustim­men: „Selbst­ver­ständ­lich haben wir an Effek­ti­vi­tät zuge­legt!“ Nun gut, dies lie­ße sich mes­sen, denn wie­der bestimmt der Grad der Ziel­er­rei­chung das Maß der Effek­ti­vi­tät. Aber spä­tes­tens jetzt wird das Ter­rain unsi­cher, denn vie­le der­sel­ben Ver­ant­wort­li­chen müs­sen wahr­schein­lich auch fol­gen­der Aus­sa­ge zustim­men: „Die Betrach­tung der Effek­ti­vi­tät wird höchst sel­ten ange­stellt, zumal sich bei eini­gen Ziel­set­zun­gen erst nach gerau­mer Zeit fest­stel­len lässt, wie effek­tiv sie erreicht wur­den.“

War­um nicht mal Kenn­zah­len für den ERP-Ein­satz ermit­teln (z.B. vorher/ nach­her):

  • Durch­lauf­zeit von Auf­trä­gen
  • Dau­er von Monats- oder Jah­res­ab­schluss
  • Pro­zess­kos­ten in Bereich –XY-
  • Ver­füg­bar­keit von Infor­ma­tio­nen
  • Pro­zess­ab­de­ckung.

Effek­ti­vi­tät ist also nur die eine Sei­te der Medail­le; Effi­zi­enz ist die ande­re! Die Ein­füh­rung eines ERP-Sys­tems ist für vie­le Unter­neh­men mit der­art hohen Kos­ten ver­bun­den, dass nicht sel­ten die Inves­ti­ti­ons-Bud­gets für ein oder gar zwei Jah­re von die­sem Vor­ha­ben domi­niert wer­den. Ver­gleich­bar zum Ein­satz einer neu­en Maschi­ne soll­te man mei­nen, dass Effi­zi­enz das obers­te Gebot bei der ERP-Nut­zung sei! Bei einer Maschi­ne wird schließ­lich auch ste­tig geprüft und con­trol­led, ob die Wirt­schaft­lich­keit gege­ben ist.

Aber bei ERP? Ein­mal ein­ge­führt schaut man nicht mehr so genau hin. Wer über­prüft hier, ob die Unter­stüt­zung durch das neue Sys­tem wirt­schaft­lich ist, ob sich durch ERP-Ein­satz die Pro­fi­ta­bi­li­tät des Unter­neh­mens ver­bes­sert? Wie effi­zi­ent wird das neue Sys­tem ein­ge­setzt, oder wer­den Res­sour­cen ver­geu­det? Vor der Beant­wor­tung der­ar­ti­ger Fra­gen drückt man sich ger­ne, weil – beson­ders vor dem Hin­ter­grund der hohen Inves­ti­ti­on – unan­ge­neh­me Wahr­hei­ten ans Tages­licht kom­men kön­nen. Die­se Scheu­klap­pen müs­sen auf jeden Fall besei­tigt wer­den, Schuld­zu­wei­sun­gen sind fehl am Platz! Denn der effi­zi­en­te ERP-Ein­satz unter­liegt tag­täg­lich vie­len Ein­flüs­sen und gar Atta­cken, in der Regel schlei­chend, unver­meid­bar, unge­wollt und unbe­wusst.

Und immer wie­der lau­ern die glei­chen Fal­len:

  • es muss Kapi­tal ein­ge­setzt wer­den.
  • inter­ne und exter­ne Man­power wird gebun­den.
  • es ver­geht teil­wei­se viel Zeit, bis neue Lösun­gen gefun­den und eta­bliert sind.
  • es muss neu­es Fach­wis­sen, even­tu­ell sogar ein neu­er Mit­ar­bei­ter auf­ge­baut wer­den.

Wenn Ver­ant­wort­li­che dann vor kri­ti­schen Fra­gen und unan­ge­neh­men Ant­wor­ten zurück­schre­cken, scha­det das dem Unter­neh­men mehr als es hilft. Wie in aller Regel: offe­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on und selbst­kri­ti­sche Unter­neh­mens­kul­tur hel­fen enorm, die­sen Effi­zi­enz-Fal­len aus dem Weg gehen zu kön­nen.

Haben Sie schon mal über ein Audit Ihrer ERP- und Soft­ware-Land­schaft nach­ge­dacht?

Abschlie­ßend hier ein – sicher nicht kom­plet­tes – Lis­ting mög­li­cher Effi­zi­enz-Fal­len zum Down­load »

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