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Digi­ta­li­sie­rung im Ein­kauf braucht Archi­tek­ten

amcInter­view mit Joa­chim von Lüninck, Geschäfts­füh­rer des ife Part­ners amc Group, über digi­ta­le Neu­bau­ten, die pas­sen­de Soft­ware­land­schaft und wor­auf es ankommt, damit der digi­ta­le Umzug im Ein­kauf gelingt.

Herr von Lüninck, Sie beglei­ten den Ein­kauf bei sei­nen Digi­ta­li­sie­rungs­vor­ha­ben. Wo drückt die Unter­neh­men 2020 der Schuh?

Coro­na hat zwei Din­ge dis­rup­tiv offen­ge­legt: Zum einen, wie anfäl­lig Ein­kauf und Sup­ply Chain sind. Zum ande­ren, wie wich­tig und ent­schei­dend der Bei­trag des Ein­kaufs für die Kri­sen­be­wäl­ti­gung war und für die Zukunft der Unter­neh­men ist. Jetzt gilt es, dar­aus die Leh­ren zu zie­hen und an den Schwach­stel­len zu arbei­ten. Vor der Kri­se gab es im Mit­tel­stand ein sehr star­kes Inter­es­se, die Digi­ta­li­sie­rung des Ein­kaufs end­lich vor­an­zu­trei­ben. Das haben wir ganz deut­lich gespürt. Das The­ma ist in den Köp­fen ange­kom­men. Zahl­rei­che Pro­jek­te sind jetzt aber ins Sto­cken gera­ten. Die­se gilt es wie­der auf­zu­neh­men – erwei­tert durch die Erkennt­nis­se aus dem Lock­down.

Was macht Digi­ta­li­sie­rung – unab­hän­gig von Coro­na – so dring­lich?

Joachim von Lüninck

Joa­chim von Lüninck, Geschäfts­füh­rer der amc Group

Der Ein­kauf muss sich grund­sätz­lich die Fra­ge stel­len: Wer erzeugt den Bedarf der Zukunft? Das wird in vie­len Fäl­len zum Bei­spiel eine Maschi­ne sein, die eigen­stän­dig ihren War­tungs­be­darf mel­det oder ihren Bedarf an Betriebs­stof­fen. Damit sucht die Maschi­ne die Lie­fe­ran­ten aus, bei denen bestellt wird – es sei denn, der Ein­kauf schal­tet sich mit sei­nen eige­nen digi­ta­len Sys­te­men in den auto­ma­ti­sier­ten Pro­zess ein und legt fest, wann wo geor­dert wird. Will die Beschaf­fung wei­ter­hin einen Wert­bei­trag gene­rie­ren, geht also auch aus die­sem Grund kein Weg an der Digi­ta­li­sie­rung vor­bei. Auto­ma­ti­sier­ter Ser­vice und Ver­kauf hebeln den Ein­kauf sonst end­gül­tig aus.

Wie fin­den Unter­neh­men eine moder­ne, digi­ta­le Ein­kaufs-Archi­tek­tur?

Die Her­aus­for­de­rung ist ver­gleich­bar mit dem Bau eines Hau­ses, denn es gibt eine unend­li­che Viel­falt an guten (und weni­ger guten) Optio­nen. Unse­re drin­gen­de Emp­feh­lung lau­tet: Pla­nen Sie nicht zu abge­ho­ben, hal­ten Sie sich an einen gewis­sen, grund­le­gen­den Stan­dard und hal­ten Sie Eta­blier­tes und Inno­va­ti­ves in einem aus­ge­wo­ge­nen Ver­hält­nis. Der inno­va­ti­ve Aspekt ist wich­tig für die Zukunfts­fä­hig­keit Ihrer Archi­tek­tur. Stan­dards sind ent­schei­dend, damit Pro­jek­te im bud­ge­tier­ten und kapa­zi­ti­ven Rah­men blei­ben. Des­halb emp­feh­le ich, die Digi­ta­li­sie­rung nicht ohne die Exper­ti­se eines „Archi­tek­ten“ anzu­ge­hen, um mit die­ser Unter­stüt­zung und Markt­kennt­nis so indi­vi­du­ell, inno­va­tiv und vari­an­ten­reich gestal­ten und pla­nen zu kön­nen wie mög­lich.

Vie­le Tools wer­den im All­tag gar nicht genutzt, war­um ist das so?

Neue Soft­ware wird viel­fach unter der Annah­me ein­ge­führt, dass die geleb­ten Pro­zes­se in ein neu­es Sys­tem gepackt wer­den und man damit wie vor­her wei­ter­ar­bei­tet. Das ist aber nicht so. Außer­dem sind die Modu­le nicht befüllt. Eine ePro­cu­re­ment-Lösung ist wie Excel. Da gibt es kei­ne fer­ti­gen Tabel­len oder For­meln, das Sys­tem ist „ab Werk“ nicht auf den eige­nen Bedarf kon­fi­gu­riert bzw. pro­gram­miert. Um ein Zuviel an Auf­wand zu ver­mei­den, ist es des­halb wich­tig, die Soll­pro­zes­se mög­lichst nah an dem anzu­leh­nen, wie die typi­schen Sys­te­me heu­te arbei­ten. Genau­so wich­tig ist es, alle Betrof­fe­nen – Ein­käu­fer, Bedarfs­trä­ger, Lie­fe­ran­ten – beim Roll­out mit­zu­neh­men, ein­zu­ar­bei­ten und zu schu­len. Ein­kau­fen soll Spaß machen – die­se Maxi­me kann vie­le Fehl­starts ver­hin­dern. Gera­de die ope­ra­ti­ve Sei­te, die Bedarfs­trä­ger, nut­zen die Sys­te­me sonst nicht. Und auch im Ein­kauf kommt es oft genug vor, dass elek­tro­ni­sche Aus­schrei­bun­gen, Ana­ly­se­tools oder SRM-Funk­tio­nen kaum genutzt wer­den.

Wie soll­te ein digi­ta­ler Neu­bau aus­se­hen, damit er für alle Betei­lig­ten passt?

Ent­schei­dend ist, dass die Nut­zer mit dem Sys­tem zurecht­kom­men. Schon im Vor­feld müs­sen Sie sich des­halb eng mit allen abstim­men und Ihr Ziel­bild gut kom­mu­ni­zie­ren. Hier­für müs­sen Sie Ihr Soll gut pla­nen und aus­de­fi­nie­ren. Digi­ta­li­sie­rung im All­tag ist vor allem Umzugs-, sprich Chan­ge­ma­nage­ment. Das klingt wie eine Bin­sen­weis­heit, wird aber sehr oft ver­ges­sen.

Was ist für den Pro­jekt­ver­lauf ent­schei­dend?

Ganz zen­tral ist die Ein­bin­dung des Top-Manage­ments, das Manage­ment-Buy-In. Es muss einen Busi­ness-Case geben, einen Len­kungs­aus­schuss, Betriebs­kon­zep­te, wer betreibt das Sys­tem, wer macht den Sup­port, wer pflegt den Con­tent, wer das Lie­fe­ran­ten-On- und Off­boar­ding. Das muss alles im Detail und sehr klar gere­gelt sein. Wir ken­nen genug Pro­jek­te, die genau an die­sen Grund­vor­aus­set­zun­gen schei­tern.

Auf was kommt es bei der Sys­tem­aus­wahl an?

Ver­schaf­fen Sie sich einen soli­den Markt­über­blick über die Sys­tem­land­schaft. Natür­lich gibt es hier­für vie­le Quel­len. Wir emp­feh­len für die Lon­g­list den ePro­cu­re­ment-Match­ma­ker des BME. Auf die­ser Basis kön­nen Sie sehr gut in die wei­te­re Ver­tie­fung und in die Anbie­ter­ge­sprä­che gehen.

Was ist wich­tig, damit der digi­ta­le Umzug gelingt?

Hier nen­ne ich zual­ler­erst das The­ma Stamm­da­ten. Wer mit dem alten Gerüm­pel umzieht, wohnt auch im neu­en Heim kaum bes­ser. Des­halb lohnt es sich auf jeden Fall zunächst bei den Stamm­da­ten auf­zu­räu­men, alte Zöp­fe abzu­schnei­den und ein trag­fä­hi­ges Gover­nan­ce­mo­dell auf­zu­set­zen, wer Stamm­da­ten künf­tig ein­tra­gen und ver­än­dern darf, damit kein neu­er Wild­wuchs ent­steht.

Ihre 3 Top-Digi­ta­li­sie­rungs­tipps für das Ein­kaufs­ma­nage­ment lau­ten?

Ers­tens: Akri­bi­sche Pla­nung ist ent­schei­dend für jeden Neu­bau, auch für den digi­ta­len. Des­halb ist zwei­tens eine Pla­nungs­ex­per­ti­se von außen hilf­reich. Denn im Gegen­satz zum Eigen­tü­mer baut ein Archi­tekt nun mal vie­le Häu­ser. Je unab­hän­gi­ger die­ser ist, des­to näher kom­me ich zudem an mein „Traum­haus“ her­an. Und drit­tens: Mut zur Lücke! Nicht über­pla­nen, ePro­cu­re­ment ist kei­ne Rake­te zum Mars: Es gibt moder­ne, eta­blier­te Stan­dards, mit denen man heu­te schon sehr, sehr weit kommt.

In unse­rem neu­en Posi­ti­ons­pa­pier zur Digi­ta­li­sie­rung im Ein­kauf fas­sen wir unser Know­how aus 500 Digi­tal-Pro­jek­ten zusam­men. Erfah­ren Sie z.B. mehr über die 3 Wahr­hei­ten, die Sie beim Legen eines digi­ta­len Fun­da­ments ken­nen soll­ten oder ler­nen Sie die 10 Gebo­te für den digi­ta­len Ein­kauf ken­nen. Hier kön­nen Sie das Posi­ti­ons­pa­pier „So gelingt der digi­ta­le Neu­bau Ihres Ein­kaufs“ kos­ten­frei her­un­ter­la­den »

War­um ist amc Group Part­ner des ife?

Unse­re Grün­de

Wir arbei­ten mit dem ife zusam­men, weil wir bei den Ein­zel­fer­ti­gern ein hohes Poten­zi­al zur Ver­bes­se­rung der Kos­ten­struk­tur im Ein­kauf sehen. Die­ses kann sowohl in ein­zel­nen Waren­grup­pen als auch in der Ver­bes­se­rung von Orga­ni­sa­ti­on und Pro­zes­sen lie­gen. Hier kön­nen wir hel­fen - mit unse­ren weit­rei­chen­den Erfah­run­gen aus Pro­jek­ten bei mit­tel­stän­di­schen Unter­neh­men und inter­na­tio­na­len Kon­zer­nen.

Andre­as Poh­le

Mana­ging Part­ner, amc Group

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