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ERP-Systeme effizienter nutzen


Ein Bericht von Roland Dammers, Inhaber der CON.DA Unternehmensberatung

Der Unterschied zwischen Effektivität und Effizienz ist hinlänglich bekannt. Alle Maßnahmen, die der Erreichung eines Zieles dienlich sind, sind effektiv. Der Grad der Effektivität hängt dabei davon ab, in welchem Maße das angestrebte Ziel erreicht wird.

Aber: nicht jede effektive Maßnahme ist auch effizient! Vorausgesetzt, dass eine Maßnahme zur Zielerreichung geeignet – also effektiv – ist, so wird Effizienz durch die Wirtschaftlichkeit der Maßnahme, bzw. den möglichst geringen Einsatz von Ressourcen (Energie, Zeit, Kapital, Mitarbeiter, Fähigkeiten, o.ä.) definiert. Alles andere ist Verschwendung – Muda im Sinne des Lean-Management.

Der Einsatz eines ERP-Systems ist ebenfalls durch Effektivität und Effizienz gekennzeichnet. Zur Erreichung von Unternehmenszielen ist ERP ein effektives Werkzeug, wobei sich diese Ziele nicht auf Software und IT beschränken:

  • Kosten senken, Rationalisierungspotenziale realisieren;
  • Software-Landschaft konsolidieren („Inseln“ beseitigen), Umstieg auf ein zukunftsfähiges System;
  • Abläufe vereinfachen, Prozesskosten senken, Flexibilität und Schnelligkeit steigern;
  • Funktionsumfang erweitern, Anwenderfreundlichkeit verbessern;
  • Informations-Qualität und –Verfügbarkeit steigern.

Auch wenn es Unternehmen gibt, die – bewusst oder unbewusst – keine eindeutigen oder messbaren Ziele für den ERP-Einsatz definieren, kann man insgesamt – wohlwollend betrachtet – feststellen, dass man durch den Einsatz eines ERP Systems effektiver wird. Dieser Feststellung werden sicherlich die allermeisten Verantwortlichen vorbehaltlos zustimmen: „Selbstverständlich haben wir an Effektivität zugelegt!“ Nun gut, dies ließe sich messen, denn wieder bestimmt der Grad der Zielerreichung das Maß der Effektivität. Aber spätestens jetzt wird das Terrain unsicher, denn viele derselben Verantwortlichen müssen wahrscheinlich auch folgender Aussage zustimmen: „Die Betrachtung der Effektivität wird höchst selten angestellt, zumal sich bei einigen Zielsetzungen erst nach geraumer Zeit feststellen lässt, wie effektiv sie erreicht wurden.“

Warum nicht mal Kennzahlen für den ERP-Einsatz ermitteln (z.B. vorher/ nachher):

  • Durchlaufzeit von Aufträgen
  • Dauer von Monats- oder Jahresabschluss
  • Prozesskosten in Bereich –XY-
  • Verfügbarkeit von Informationen
  • Prozessabdeckung.

Effektivität ist also nur die eine Seite der Medaille; Effizienz ist die andere! Die Einführung eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen mit derart hohen Kosten verbunden, dass nicht selten die Investitions-Budgets für ein oder gar zwei Jahre von diesem Vorhaben dominiert werden. Vergleichbar zum Einsatz einer neuen Maschine sollte man meinen, dass Effizienz das oberste Gebot bei der ERP-Nutzung sei! Bei einer Maschine wird schließlich auch stetig geprüft und controlled, ob die Wirtschaftlichkeit gegeben ist.

Aber bei ERP? Einmal eingeführt schaut man nicht mehr so genau hin. Wer überprüft hier, ob die Unterstützung durch das neue System wirtschaftlich ist, ob sich durch ERP-Einsatz die Profitabilität des Unternehmens verbessert? Wie effizient wird das neue System eingesetzt, oder werden Ressourcen vergeudet? Vor der Beantwortung derartiger Fragen drückt man sich gerne, weil – besonders vor dem Hintergrund der hohen Investition – unangenehme Wahrheiten ans Tageslicht kommen können. Diese Scheuklappen müssen auf jeden Fall beseitigt werden, Schuldzuweisungen sind fehl am Platz! Denn der effiziente ERP-Einsatz unterliegt tagtäglich vielen Einflüssen und gar Attacken, in der Regel schleichend, unvermeidbar, ungewollt und unbewusst.

Und immer wieder lauern die gleichen Fallen:

  • es muss Kapital eingesetzt werden.
  • interne und externe Manpower wird gebunden.
  • es vergeht teilweise viel Zeit, bis neue Lösungen gefunden und etabliert sind.
  • es muss neues Fachwissen, eventuell sogar ein neuer Mitarbeiter aufgebaut werden.

Wenn Verantwortliche dann vor kritischen Fragen und unangenehmen Antworten zurückschrecken, schadet das dem Unternehmen mehr als es hilft. Wie in aller Regel: offene Kommunikation und selbstkritische Unternehmenskultur helfen enorm, diesen Effizienz-Fallen aus dem Weg gehen zu können.

Haben Sie schon mal über ein Audit Ihrer ERP- und Software-Landschaft nachgedacht?

Abschließend hier ein – sicher nicht komplettes – Listing möglicher Effizienz-Fallen zum Download »