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Digitalisierung und Agile Methoden – Neue Perspektiven, wenn klassische Planungs- und Projektmanagement-Methoden nicht mehr greifen

Process and Project
Ein Interview mit Prof. Dr. Ayelt Komus, Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik an der Hochschule Koblenz.

Frage: Herr Professor Komus, Digitalisierung und Agilität sind derzeit in aller Munde. Sie gelten als einer der führenden Experten, wenn es darum geht, diese Methoden konkret auch in klassisch-geprägten Unternehmen zu nutzen und umzusetzen. Was sollten Unternehmen beachten?
Prof. Dr. Ayelt Komus: Wenn ich mich mit Menschen aus den „klassischen“ Industrien unterhalte, merke ich in einzelnen Gesprächen, wieviel Unsicherheit bei dem Thema vorherrscht. Vielfach ist nicht klar, wie mit dem Thema umzugehen ist – oder es wird auf technologische Fragestellungen reduziert. Damit werden dann wichtige Aspekte des digitalen Wandels nur wenig oder gar nicht berücksichtigt. Denn es geht bei der Digitalen Transformation keinesfalls lediglich um Technologie. Natürlich werden digitalisierte oder digitalisierungsfähige Produkte benötigt, allerdings zeichnet sich ein guter Autor ja auch nicht dadurch aus, dass er die beste Schreibmaschine hat. Viel zentraler sind eine Vielzahl von Fähigkeiten, Kulturelementen und Fertigkeiten, um digitale Veränderungen zu unterstützen und davon zu profitieren. Diese ermöglichen dann nachhaltig die Nutzung der Chancen der Digitalisierung und das Bestehen in einer komplexer und dynamischer werdenden Welt.

Wir haben untersucht, worin diese Fähigkeiten bestehen. Als besonders relevant haben sich Faktoren herausgestellt, die sich in 10 Kategorien zusammenfassen lassen: Digitale Vision, Digitales Produkt und Geschäftsmodell, Management des digitalen Wandels, Kultur und Werte, Soziale Medien und Kundenbindung, Kundenausrichtung, Vernetzung, Daten- und Technologiekompetenz sowie Digitale Prozesse und Zusammenarbeit.

Frage: Das ist ein breites Spektrum! Es fällt auf, dass die genannten Fähigkeiten eher grundlegend sind. Sollten nicht bestimmte IT-Systeme, digitale Produkte, bestimmte digitale Absatzkanäle o.ä. im Vordergrund der Betrachtung stehen?
Prof. Dr. Ayelt Komus: Nach unserer Überzeugung sind die aktuellen Entwicklungen so dynamisch, dass derzeitige Technologien, Prozesse oder Produkte nur für kurze Zeit Vorteile bedeuten können. Nachhaltig sind nur übergeordnete Fähigkeiten und Kulturelemente, die eben nicht nur die Antworten auf die aktuellen Herausforderungen darstellen, sondern vor allem die Chancen verbessern, auch die kommenden Herausforderungen schnell und adäquat zu erfassen und Antworten für zukünftige Wettbewerbsstärke zu finden.

Frage: Es geht also nicht nur darum, heute gut aufgestellt zu sein, sondern vor allem darum, die Basis zu schaffen, um auch morgen den – heute noch nicht vorhersehbaren – Herausforderungen gut begegnen zu können. Wie können Unternehmen dies erreichen?
Prof. Dr. Ayelt Komus: Ganz genau. Wie Unternehmen im Detail vorgehen sollten, lässt sich so pauschal schwierig sagen – der Weg zur Digitalisierung eines Unternehmens ist natürlich sehr individuell und Handlungsfelder sowie Vorgehensweisen von vielerlei Faktoren abhängig.

Aktuell bieten wir Unternehmen deshalb die Möglichkeit, mit Hilfe ihres individuellen Digital-Profils kostenlos ihren aktuellen Status, mögliche Potenziale und Handlungsfelder bezüglich der Herausforderungen und Chancen der Digitalen Transformation systematisch herauszuarbeiten und zu verstehen. Die Erstellung des Digitalisierungsprofils basiert auf je 5 Fragen in 10 Kategorien der Digitalisierung und ermöglicht einen Vergleich des eigenen Profils mit dem Durchschnitt der bisher bereits über 150 Teilnehmer.

Mein Digital Profil (Abbildung: Durchschnitt aller Teilnehmer von Mein Digital Profil, Quelle: Prof. Komus, Erstellung Ihres individuellen Digital Profils kostenfrei unter www.mein-digital-profil.de)

Frage: Eine der Kategorien des Digital Profils sind die „agilen Fähigkeiten“, die ja eingangs bereits erwähnt wurden. Was hat es damit auf sich?
Prof. Dr. Ayelt Komus: Agile Fähigkeiten beschreiben einen Ansatz, um Aktivitäten in einer neuen, flexibleren und stärker nutzenorientierten Form zu gestalten. Diese haben sich in den letzten Jahren an vielen Stellen zu einer sehr relevanten Alternative zum klassischen Projektmanagement entwickelt. Agile Fähigkeiten werden insbesondere dort eingesetzt, wo Dynamik und Komplexität sehr hoch sind. Sie sind an vielen Stellen also die natürliche Antwort auf die Herausforderungen der Digitalisierung mit zunehmender Dynamik und globaler Vernetzung.

Frage: Und wie funktioniert das?
Prof. Dr. Ayelt Komus: Man kann traditionelles und agiles Projektmanagement gut mit einem Vergleich beschreiben, der auf den Software-Entwickler Eric Raymond zurückgeht. Dieser Vergleich unterscheidet zwischen einer Kathedrale und einem Basar. Beim Bau einer Kathedrale folgt alles dem detaillierten Plan eines großen Baumeisters. Die Arbeiter befolgen nur dessen Anweisungen. Ein Basar ist organischer, er entwickelt sich entsprechend der aktuellen Bedürfnisse und folgt keinem Plan, der eventuell längst überholt ist.

An Stelle von Langfristplanung im kleinen Detail tritt bei agilen Methoden also die intensive Auseinandersetzung mit Kundenwünschen und Nutzen. Außerdem wird sehr viel Wert auf Einfachheit, plastische Darstellung und vor allem lernen, lernen, lernen gelegt. So lassen sich auch solche Aufgaben gut bewältigen, die sonst nur schlecht zu managen sind.

Frage: Sind diese Methoden denn erfolgreich?
Prof. Dr. Ayelt Komus: Wir haben das in mehreren Studien untersucht. In der letzten Studie „Status Quo Agile“ mit über 1.000 Teilnehmern aus über 30 Ländern haben wir nach der Zufriedenheit bei den verschiedenen agilen Ansätzen wie Scrum, IT-Kanban und Design Thinking in unterschiedlichsten Disziplinen gefragt. Das Ergebnis war sehr deutlich. Nicht nur die Ergebnisqualität und Leistungsfähigkeit insgesamt, sondern insbesondere auch Effizienz, Geschwindigkeit und die Fähigkeit zur Innovation werden bei agilen Methoden durchweg besser bewertet als bei klassischen Methoden. Überraschenderweise stellen auch Planungssicherheit und die Genauigkeit in der Planung keine Argumente für klassische Vorgehensweisen dar.

SQA Bewertung Mehoden (Abbildung: Bewertung einzelner Methoden durch alle Anwender, Quelle Komus: Studie Status Quo Agile 2016/2017, Projektbericht kostenfrei unter www.status-quo-agile.de)

Frage: Aber Methoden wie Scrum und Kanban sind doch eher der IT, insbesondere der Software-Entwicklung vorbehalten?
Prof. Dr. Ayelt Komus: Diese Sichtweise war früher stellenweise verbreitet. Inzwischen weiß ich aus eigener Erfahrung, dass agile Methoden in einem sehr breiten Spektrum von Tätigkeiten und Branchen angewendet werden. Der Anteil agiler Methoden im Bereich der Aktivitäten ohne IT-Bezug steigt ständig und macht schon einen relevanten Anteil aus. Das wissen wir aus unseren Studien und der täglichen Arbeit mit Unternehmen, die die Vorteile agiler Methoden für sich nutzen wollen. Ich persönlich durfte schon in den verschiedensten Fertigungsunternehmen miterleben, welche Verbesserungen möglich sind – beispielsweise in der Automobil-, Landmaschinen-, Elektronik-Elemente-, Werkzeug- und Maschinenbau-Branche.

Frage: Lassen sich die Methoden denn so eins-zu-eins übertragen?
Prof. Dr. Ayelt Komus: Das funktioniert an vielen Stellen überraschend gut. In manchen Fällen müssen Anpassungen gemacht werden, aber die Grundidee bleibt. Wichtig ist eine sinnvolle Vorgehensweise, die die relevanten Herausforderungen adressiert und die Organisation insgesamt mitnimmt.

Die Erfahrung zeigt übrigens noch einen wichtigen Punkt: Mit der Einführung agiler Methoden passiert noch etwas, das vielleicht viel wichtiger ist als die formale Einführung einer neuen Methode:
Die Kultur in der Organisation ändert sich. Die Aufgeschlossenheit gegenüber Neuem, die unbedingte Kundenorientierung und das flexible Experimentieren und Ausprobieren nehmen wie von selbst zu.

Frage: Und – lassen Sie mich raten – damit sind wir wieder genau bei den Schlüsselfähigkeiten, um in Zeiten der Digitalisierung erfolgreich zu sein?
Prof. Dr. Ayelt Komus: Ganz genau. Mit der erfolgreichen Nutzung von Methoden wie Scrum und Kanban lassen sich Veränderungen im Miteinander und in der Kultur beobachten, die wieder genau in die Richtung gehen. Herausforderungen und Chancen der Digitalisierung lassen sich besser adressieren – auch wenn wir heute noch gar nicht genau sagen können, wie diese Zukunft aussieht. So schließt sich der Kreis.