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Digitalisierung des Einkaufs –
Das ist zum Projektstart wichtig

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Die digitale Transformation des Einkaufs ist nicht aufzuhalten. Wer sich verschließt, rennt künftig hinterher. Dennoch ist vor dem Start eines Digitalisierungs-Projektes vieles zu berücksichtigen. Zentral sind strategische Zielsetzung und Integration aller Stakeholder.

Der Markt für elektronische Lösungen im Einkauf ist von Anbieterseite hart umkämpft. Nicht umsonst – ist doch die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen mittlerweile State-of-the-Art im modernen, effizienten Einkauf. Für Unternehmen heißt das: Wer auf den Zug noch nicht aufgesprungen ist, wird ins Zukunft deutlich größere Investitionen aufbringen müssen, um nachfolgen zu können. Doch zumindest die Anfänge sind in den allermeisten Firmen gemacht. Elektronische Lösungen sind in die Einkaufsabteilungen eingezogen und werden gelebt, unabhängig von der Größe des Unternehmens. Mittelständische Unternehmen sind dabei genauso gut aufgestellt wie Konzerne. Reine Beschaffungsaktivitäten, also der operative Einkauf, werden mehr denn je elektronisch unterstützt. Dennoch sind die Möglichkeiten noch lange nicht ausgeschöpft.

Zentraler Bestandteil der Einkaufsstrategie

Unter dem Begriff Einkauf 4.0 gibt es viele weitere Lösungskonzepte, die den Einkauf auf die Zukunft vorbereiten. Dieser Wandel benötigt eine umfassende Zielsetzung und Strategie. Neben einer modernen IT sind passende Organisationsstrukturen, neue Formen der Kollaboration und eine Anpassung der Mitarbeiterqualifizierung notwendig.

In den meisten Organisationen gehören elektronische Kataloge zur Beschaffung geringwertiger und häufig wiederkehrender Bedarfe zum Standardrepertoire. Der Einkauf stellt dadurch sicher, dass er sich den wertschöpfenden Tätigkeiten mit strategischem Charakter widmen kann. Doch auch im strategischen Einkaufsumfeld entwickelt sich die Digitalisierung zu einem immer bedeutsameren Wettbewerbsfaktor, der die Wertschöpfungskette des Unternehmens maßgeblich positiv beeinflusst. Diesen klaren Vorteil haben viele Unternehmen erkannt und verabschieden konkrete Ziele im Rahmen der mittel- bis langfristigen Einkaufsstrategie. Die Formulierung konkreter Rahmenbedingungen für die digitale Zukunft wird damit zu einem festen Bestandteil der Ausrichtung.

Um nach der Einführung einen maximaler Nutzungsgrad zu gewährleisten, sollten Sie vor Projektstart folgende Fragen im wechselseitigen Austausch bewerten:

  • Welche Einkaufsbereiche werden betroffen sein?
  • Welcher zeitliche Rahmen und welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
  • Welchen Grad der Digitalisierung streben wir bei welchen Abläufen und Prozessen an?
  • Wie viele Veränderungen vertragen der Einkauf, die Fachseiten, die Lieferanten und das Unternehmen?

Wichtig im Rahmen der Zielsetzung ist zudem die enge Abstimmung mit den Zielen der IT, da eine elektronische Lösung im Einkauf durch die technischen Spezialisten Inhouse eng begleitet werden muss.

Umfassende Funktionalitäten

Der Markt für elektronische Lösungen unterstützt mittlerweile nahezu alle operativen, taktischen und strategischen Einkaufsprozesse. Angefangen bei den Kataloglösungen mit dem zusätzlichen Nutzen verschiedener Marktplatzfunktionalitäten bis zu umfassenden Sourcing Modulen lässt sich der Nutzen einer eLösung relativ einfach erkennen. Die Komplexität nimmt zu, sobald Anforderungen im Bereich des strategischen Einkaufs hinzukommen. Hier findet man häufig Hybridszenarien, da Spend-Analysen, Risikomanagement und umfassende Themen rund um die Lieferantenentwicklung nicht von allen Systemen gleichermaßen abgedeckt werden können. Die Anbieter greifen dann auf das Knowhow jeweiliger Spezialisten zu, die in die Komplettlösung eingebettet werden.

Apps erleichtern Nutzung

Ein zusätzlicher Nutzen entstand in den vergangenen Jahren durch die flexiblen Möglichkeiten von mobilen Apps. Die Bedarfsträger beschaffen direkt an ihrem Arbeitsplatz über ein Smartphone oder Tablett die notwendigen Artikel bzw. Dienstleistungen, ohne dass ein komplizierter Absprung in ein ERP-System notwendig wäre. So wird dem Griff zum Telefon mit direkter Verbindung zum Lieferanten zusätzlich entgegengewirkt (Stichwort „Maverick Buying“), was wiederum die Arbeit des Einkaufs erleichtert und die Bestellquote steigert. Die dadurch gewonnene Transparenz kann einkaufsseitig genutzt werden, um sich in den entsprechenden Verhandlungen mit den Lieferanten richtig zu positionieren.

Ziel „Zero Touch“

Die vollständige und intelligente Vernetzung der Produktions- und Wertschöpfungskette ist eine der elementaren Ziele von Industrie 4.0. Die Aufgabe des Einkaufs in diesem umfassenden Transformations- und Digitalisierungsprozess lautet: Er muss dafür sorgen, dass alle Lieferanten dem Trend folgen und sich für eine umfassende Vernetzung – und die damit zusammenhängenden Investitionen – motivieren lassen. Dies kann bisweilen zu einer Veränderung der Lieferantenstruktur führen, sperrt sich ein Zulieferer gegen die elektronische Lösung des Kunden. „Zero Touch“ ist ein weiteres, wichtiges Ziel im Rahmen der Lieferantenentwicklung – sprich die lückenlose, automatisierte Übertragung von Belegen innerhalb des eigenen Systems, wie auch zwischen Kunde und Lieferant. Von der Bedarfsanforderung, über die Bestellung, dem Wareneingang und der Rechnungsbearbeitung wird alles vollkommen elektronisch abgewickelt und nur noch bei Abweichungen manuell eingegriffen. Dies erfordert kunden- und lieferantenseitige Disziplin, schafft letztlich aber einen ungeheuren Mehrwert.

Stakeholder-Management zentral

Die digitale Transformation erfordert eine umfassende Vernetzung des Einkaufs nicht nur nach außen, sondern auch innerhalb des Unternehmens. Alle am Prozess beteiligten Stakeholder müssen berücksichtigt werden. Hierzu zählen neben den Lieferanten sämtliche crossfunktionalen Schnittstellen im eigenen Unternehmen. Die Einführung oder Weiterentwicklung einer bestehenden Systemlandschaft sollte immer ein Projektteam begleiten, das sich fachlich ergänzt und die Anforderungen des Einkaufs und der IT klar herausstellen kann. Die übergreifende Beteiligung verschiedener interner Stakeholder wie zum Beispiel Qualitäts- oder Prozessmanagement, Rechtsabteilung, Revision, Controlling ist ebenso ratsam, wie die Unterstützung des Projektes durch einen externen Berater, dessen Systemanbieterneutralität und Unabhängigkeit gewährleistet sein sollte.

Einkauf 4.0. als Business-Case

Die kommerziellen Angebote der Systemanbieter bilden die Grundlage für Ihren Business Case, der als Entscheidungsgrundlage Kosten und Nutzen der verschiedenen Lösungen gegenüberstellt. Basis der Angebote ist immer ein detailliertes Fachkonzept, das die verschiedenen Abläufe der zu unterstützenden Einkaufsprozesse beschreibt.

Der Nutzen im operativen Einkauf errechnet sich über den Vergleich der Arbeitszeiten innerhalb des Beschaffungsprozesses. Dabei wird der Status quo der neuen, angestrebten technischen Lösungen gegenübergestellt und die Zeitersparnis entlang der Wertschöpfungskette ermittelt. Dies ist eine weitere Grundlage für die Prozesskostenbetrachtung. Was in vielen Fällen versäumt wird, aber für eine realistische Einschätzung wichtig ist: Analysieren Sie zuvor das für eine eLösung taugliche Beschaffungsvolumen.

Für die strategisch-taktischen Einkaufsprozesse können Sie Einsparungen rund um die effizientere Abwicklung von Ausschreibungen und Auktionen heranziehen. An dieser Stelle generiert sich der Nutzen nicht ausschließlich durch künftige Einsparungen der Prozesskosten, sondern auch durch Reduzierung von Materialkosten. Der Einkauf muss dazu im Vorfeld eine seriöse Abschätzung treffen.

Weiterhin wird der Einsatz durch eine deutlich höhere Unterstützung in den Bereichen Bedarfsspezifikation, Vertragsverwaltung, Datenqualität und Benutzerfreundlichkeit begründet, die sich nicht ohne weiteres monetär messen lässt. Hier gibt es jedoch Best-Practice Ansätze, die den Nutzen transparent machen.